Funktion einer Timeline zum FM-Controlling bei Standortverlagerungen Eine Timeline zum FM-Controlling im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Planung und Steuerung aller kennzahlenbasierten Maßnahmen zur Kosten-, Leistungs- und Qualitätskontrolle im Facility Management. Sie sichert die transparente Budgetverfolgung, das Monitoring externer Dienstleister sowie den Aufbau eines belastbaren Berichtswesens für den neuen Standort – von der Projektphase bis zum Regelbetrieb.
Timeline zur Transformation des Cockpits Phase 1: Vorbereitungs- und Konzeptionsphase (Q3/2024 – Q1/2025) Q3/2024:
-Festlegung der FM-Controlling-Ziele und KPIs (z. B. Flächenkosten, Reinigungsqualität, Energieverbrauch)
-Definition von Reporting-Anforderungen und Schnittstellen zu Projektcontrolling, Bau und IT
-Auswahl und Beauftragung eines geeigneten CAFM-/Controllingtools (sofern noch nicht vorhanden)Q4/2024:
-Aufbau eines FM-Projektteams
-Entwicklung eines einheitlichen Kostenstrukturplans (Kostenarten/Kostenstellen)
-Abstimmung mit Einkauf über geplante Dienstleisterverträge (Vertragscontrolling vorbereiten)
Phase 2: Planungs- und Beschaffungsphase (Q2/2025 – Q1/2026) Q2/2025:
-Aufbau des projektbezogenen FM-Kostencontrollings (Capex / Opex)
-Definition von Standard-Berichtsformaten für Ausschreibungen und Dienstleisterverträge
Q3/2025:
-Erstellung einer Leistungsverfolgungsmatrix für alle FM-relevanten Ausschreibungen
-Aufbau eines Vertragsregisters für FM-Leistungen (inkl. Laufzeiten, Kündigungsfristen, KPIs)
Q4/2025:
-Integration der geplanten FM-Dienstleistungen in das übergreifende Projektbudgetcontrolling
-Abstimmung mit dem Baucontrolling über spätere Übergabe der gebäudebezogenen Budgetinformationen
Phase 3: Vorbereitende Betriebsphase (Q2/2026 – Q2/2027) Q2/2026:
-Einführung einer monatlichen Budget-/Kostenverfolgung für FM-bezogene Betriebsausgaben (Strom, Reinigung, etc.)
-Schulung der künftigen operativen FM-Koordinatoren im Umgang mit Controlling-Tools und KPI-Berichten
Q3/2026:
-Aufbau des Dienstleisterreportings inkl. definierter KPIs (z. B. SLA-Erfüllung, Abweichungen, Reklamationen)
-Vorbereitung des regelmäßigen FM-Controlling-Reportings an die Standortleitung
Q4/2026:
-Abgleich Soll-/Ist-Planwerte für Einzugskosten, Umzugskosten, Anlaufbetriebskosten
-Testberichte aus Dienstleister-SLA-Systemen auf Integrationsfähigkeit prüfen
Phase 4: Betriebsaufnahme und Übergabe in den Regelbetrieb (ab Q3/2027) Q3/2027 (Einzug):
-Start des operativen FM-Controllings für den Standort (Monatsberichte, Kostenstellenverfolgung)
-Go-live des CAFM-/FM-Controllingmoduls mit ersten Live-KPIs
Q4/2027:
-Erste Jahreshochrechnung der Betriebskosten auf Basis von Live-Daten
-Abgleich Plan-Ist-Werte mit Projektplanung (Lessons Learned für zukünftige Standortverlagerungen)
