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Controlling im Facility Management:

Key-Performance Indicator/Service Level Agreements

Das standortübergreifende FM-Controlling basiert auf der Festlegung einheitlicher und vergleichbarer Nomenklaturen für die Erbringung, Bewertung und Abrechnung der FM-Leistungen. Es wird neben der Steuerungsfunktion auch als Basis für Verbesserungen genutzt.

Ein praxiserprobtes Werkzeug des FM-Controllings ist die Arbeit mit Key Performance Indicators (KPI) und Service Level Agreements (SLA). Hierbei werden wichtige Kennziffern, die den Betrieb am besten charakterisieren, zunächst ausgewählt und danach messbar gemacht.

Leistungsüberwachung (FM-Controlling)

Die Leistungsüberwachung im Facility Management soll hier durch den Begriff FM-Controlling bezeichnet werden. Unter FM-Controlling werden sehr unterschiedliche Maßnahmen verstanden. Gemeint ist auf jeden Fall nicht ein Controlling, wie man es aus dem kaufmännischen Bereich her kennt, also die Verfolgung von Budgetzahlen zum Beispiel. Unter FM-Controlling soll vielmehr die Erfüllung der insgesamt dem FM gestellten Aufgaben verstanden werden. Und weil diese so vielschichtig sind, differiert das Verständnis des Begriffes FM-Controlling allenthalben. Es ist sinnvoll, sich diesbezüglich auf ein vorhandenes Normativ zu stützen. Dieses liegt uns vor in Form der GEFMA- Richtlinie 260 „Controlling im Facility Management“.

Auch diese Richtlinie respektiert sehr unterschiedliche Herangehensweisen und bereits bewährte Methoden und Arbeitsmittel im Umfeld des Controllings. Die Richtlinie erhebt den Anspruch, möglichst universell anwendbar zu sein und ein hohes Maß an Allgemeingültigkeit darzustellen. Dabei soll berücksichtigt werden, dass es sehr unterschiedliche Perspektiven und Akteure im Umfeld des Wertschöpfungsprozesses Facility Management gibt, bzw. geben kann. Schließlich ist es tatsächlich so, dass der Informationsbedarf über die Immobilie aus unterschiedlichen Blickwinkeln entsteht bzw. entstehen kann.

Kurz gesagt, das FM-Controlling ist eine Sache, die in jedem Unternehmen nach eigenem Bedarf und eigener Spezifikation entwickelt und angewendet werden sollte.

Die Grundregeln der genannten GEFMA- Richtlinie 260 sollten dabei allerdings als Richtlinie gelten. Dies sind beispielsweise:

Begrifflichkeiten und Definitionen des Controllings unter Berücksichtigung der anzuwendenden Controlling Instrumente, der Anforderungen aus Sicht der Immobilienbesitzer, die Verwendung bestimmter Kennzahlen und die Definition der mit dem Controlling verfolgten Ziele.

Weiterhin sollte bestimmt werden, welche Methodik für das Controlling anzuwenden ist. Hierbei sind insbesondere zu berücksichtigen, die bestehenden Voraussetzungen bzw. deren Schaffung, der Ablauf des Controllings (Abfrageworkflow) im Sinne einer Prozessdefinition und letztlich die Konfiguration des Controllings.

Der Vorteil der GEFMA- Richtlinie besteht unter anderem auch darin, dass bestimmte Standardszenarien abgebildet und damit typische Benutzerprofile zur Nachahmung und deren Strategien beschrieben werden.

Definition des FM-Controlling

Gemäß besagter GEFMA- Richtlinie 260 soll unter FM-Controlling ein Konzept verstanden werden, dass als Unterstützung für die Unternehmensführung dient und

  • unterschiedliche Steuerungs-

  • Koordinationsinstrumente

enthält.

Dieses Konzept ist auszurichten auf folgende Prozesse:

  • die strategisch/taktische Planung des Facility Management

  • die Kommunikation (Versorgung mit Informationen) innerhalb der FM-Prozesse und untereinander

  • die Kontrolle und

  • die Steuerung der FM-Produkte.

Das FM-Controllingkonzept legt fest, welche für das Controlling notwendigen Daten zu erfassen sind. Die Daten haben selbstverständlich auf der Aufgabenstellung bzw. dem Leistungsverzeichnis zu basieren.

Diese Daten sollten nicht schlechthin in ihrer Gesamtheit dem Controlling zur Verfügung gestellt werden, sondern in möglichst aufbereiteter Form. Besonders bekannt und auch beliebt hierfür sind die sogenannten „Ampel-Funktionen“, bei denen grün für das Management „in Ordnung“ und gelb als „gerade noch in Ordnung“ gelten. Erst bei all denen Controlling Positionen, die in roter Farbe erscheinen, greift das Management ein

Voraussetzung hierfür sind jedoch klare Vorgaben des Leistungsverzeichnisses.

Controlling Instrumente

Vielfach werden heutzutage KPI in Verbindung mit Service Level Agreements benutzt, um die Leistungen bzw. deren Grenzen so gut zu beschreiben, dass eben genannte Ampel-Funktionen überhaupt möglich werden.

Es versteht sich von selbst, dass zur Automatisierung eines solchen Management-Information-Systems (MIS) als Basis ein CAFM-System erfolgreich eingeführt werden muss.

Insofern gelten als wichtige Auswertungs- und Interpretationstools die meist hinlänglich bekannten Methoden

  • klassische Kostenrechnung,

  • Prozessanalysen (Prozesskostenrechnung),

  • Benchmarking (intern und extern),

  • Balanced Score Card.

Als Hinweis hierzu mag gelten, dass die GEFMA- Richtlinien der Gruppe 400 Hinweise für die IT-technische Verarbeitung von FM-Daten geben. Weiterhin kann die GEFMA- Richtlinie 250 als idealtypisches Controlling Instrument genutzt werden.

Unterschiedliche Sichten auf die Immobilie

Die unterschiedlichen Sichtweisen auf die jeweilige Immobilie drücken sich unter anderem auch aus durch unterschiedliche Ansätze bei den Controllingkonzepten. Die unterschiedlichen Interessen an der Immobilie verfolgen eine eigene Strategie. Die wesentlichen Verfolger von Strategien sind:

  • die Investoren,

  • die Eigentümer,

  • die Nutzer (Mieter),

  • die Betreiber bzw. Dienstleister.

Letztlich kommt es darauf an, dass das FM-Controlling auf möglichst effektive bzw. effiziente Art und Weise die gewünschten Informationen der oben genannten Interessenten hervorbringt, um Planungs-, Kontroll-, Steuerungs- und vor allem Entscheidungsprozesse begründet durchführen zu können.

Wir machen gutes FM besser, durch..

  • Mit Hilfe von KPI und SLA wird das FM-Controlling ermöglicht bzw. unterstützt.

  • Der Dienstleister weiß, an welchen wichtigen Größen er konkret gemessen wird.

  • Bonus-Malus-Regelungen werden verbessert und sind belastbar.

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