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Berichterstattung an das strategische Management

Dokumentation und Berichte der Facility Services

Die Facility Services müssen ein umfassendes Dokumentationssystem aufbauen bzw. ein vorgegebenes anwenden, um jederzeit detailliert über die durchgeführten Maßnahmen während des Betriebs und danach informieren zu können.

Oft wird an dieser Stelle an der Sinnhaftigkeit des Dokumentierens gezweifelt. „Lasst uns lieber die Ärmel hochkrempeln und unseren Job machen“, heißt es. Die notwendige Einsicht hieße: Das gehört (wenn auch leider) zum Job! Und das ist so, weil es immaterielle Leistungen, zu denen die meisten Facility Services gehören, nur dann gibt, wenn sie aufgeschrieben wurden. Ansonsten könnte es heißen: „Du kannst viel erzählen, dass das ordnungsgemäß gemacht wurde.“ Abschließend zu diesem Exkurs stelle man sich vor, wie beispielsweise eine Gerichtsverhandlung ohne „Aufschreiben“ und ohne „Aufgeschriebenes“ wohl gehen könnte?

Es ist also sicherzustellen, dass die Durchführung der Leistungen durch entsprechende Dokumentation gemäß den Vorgaben festgehalten wird.

Insbesondere sind hinsichtlich der Dokumentation sämtliche Erfordernisse, welche sich aus den Anforderungen z.B. dem Leistungsverzeichnis ergeben, einzuhalten.

Sämtliche Dokumentationen und Berichte sind grundsätzlich je Objekt in digitaler Form und in Papierformat zu erstellen. Sämtliche Dokumentationen und Berichte müssen zu einem Gesamtdokument mit Zusammenfassung zusammengeführt werden. Die Dokumentation muss den aktuellen jeweiligen Objektstand treffen.

Die Dokumentation umfasst insbesondere folgende allgemeine Dokumente und Daten (die Aufzählung betrifft vorwiegend Fremdvergabe, aber nicht nur):

  • Vertragsunterlagen inkl. aktuelle Version der Vertragsanlagen

  • Leistungsbeschreibungen

  • Betriebsführungsliste (Betriebs- bzw. Objekttagebuch)

  • Prüfbücher, Nachweise zu gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen

  • Sämtliche Bestandsunterlagen und -daten

  • Protokollierung der Betreiberpflichten

  • Sämtliche in den Leistungsbeschreibungen geforderten Dokumentationsnachweise

  • Zusätzliche Dokumentationsnachweise nach Vorgabe des AG.

Die Dokumentation des Gebäudemanagements umfasst insbesondere folgendes:

  • Erstellung von Schadensberichten mit Meldung aus den entsprechenden Bereichen

  • Dokumentation von durchgeführten Wartungs-, Prüf- und Inspektionsarbeiten

  • Erstellen von Störungsprotokollen mit Ursachen und Maßnahmen (Helpdesk)

  • Dokumentation von Optimierungsansätzen bzw. -möglichkeiten

  • Sämtliche in den Leistungsbeschreibungen geforderten Dokumentationsnachweise

  • Zusätzliche Dokumentationsnachweise nach Vorgabe des AG

  • Dem obersten Management müssen in regelmäßigen, geplanten Intervallen Berichte zum gesamten Leistungsumfang zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich zu den zu übergebenden Dokumentationen sind durch den AN ausgewählte Kennzahlen zu erstellen und den Berichten beizufügen. Solche Kennzahlen dienen vorrangig dem Benchmarking und als Erfüllungskontrolle.

  • Erstellung von Monatsberichten über Mängel, Beschwerden, Störungsmeldungen, Mieterwünsche, Gewährleistungsmängel, besondere Vorkommnisse, Sondermaßnahmen, Instandhaltungstätigkeiten und Energie- und Medienverbräuche.

  • Zudem enthält der Monatsbericht die Dokumentation über den Status des Instandhaltungsbudgets aus der jeweils vergangenen Berichtsperiode.

Erstellung von Halbjahresberichten mit folgenden Inhalten:

  • Zusammenfassen der Monatsberichte,

  • Aufzeigen von Entwicklungen (Probleme und deren Behebung/neue Rechtsgrundlagen/etc.),

  • Aufzeigen von Optimierungsansätzen (z. B. Schwachstellenbeseitigung), Nachweis von Optimierungen,

  • Budgetaufstellung (nach Bedarf in Abstimmung mit dem Property Management), Kosten- und Leistungs-Benchmarking,

  • Aufzeigen von Maßnahmen/Lösungsansätzen,

  • weitere/nächste Termine.

  • Erstellung eines Jahresberichts zur Vertragserfüllung

  • Nach Beendigung des Vertrages und der Leistungserbringung durch den AN erstellt der AN einen Bericht mit den Inhalten des Halbjahres- und Jahresberichtes.

Die Darstellungsform der Reports und ihre Intervalle sind abzustimmen. Bei Verwendung eines CAFM-Systems sind sie im System zu halten. Die digitale Dokumentation des AN ist so zu erstellen, dass eine Datenübernahme in ein IT-System des AG möglich ist.

Dokumentation von Wartung und Inspektion

Nach der Durchführung von Wartungen bzw. Inspektionen sind diese in den Monatsberichten als Rückmeldung bzw. Fertigmeldung schriftlich und in Dateiform vorzulegen.

Festgestellte Mängel und besondere Vorkommnisse sind in Berichtsform und EDV-technisch, z. B. in der Betriebsführungsliste, zu dokumentieren. Die Rückmeldungen werden gesammelt und mit den Monatsberichten oder bei Bedarf übergeben. Berichte hierzu müssen folgende Inhalte besitzen:

  • Mängelart,

  • ort,

  • Gewerk,

  • Anlage, Aggregat,

  • Zeitpunkt der Instandsetzung.

Die MSR-Technik sollte i.d.R. den einzelnen Funktionseinheiten zugeordnet und nicht als Einzelgewerk betrachtet werden. Insbesondere ist ein Brandschutzklappenprotokoll (Dokumentation der regelmäßigen Überprüfung) zu erstellen. Dadurch wird vermieden, dass es Probleme bei der Wartung an den Schnittstellen gibt.

Innerhalb der Wartungs- oder lnspektionsarbeiten sind auch durch lokal angeordnete Zähler erfasste Betriebswerte wie Verbrauchsmengen, Zählerstände, Betriebsstunden, Vorratsmengen etc. zu dokumentieren.

Die Wartungsdokumentation muss gemäß den Wartungsintervallen erfolgen. Für diese Intervalle muss eine Berichtsausgabe möglich sein, die aufgrund von Anlagennummern oder Kalenderwochen ausgewählt werden kann.

Jede Anlage muss dabei getrennt auf einem Blatt ausgewiesen werden. Die Anlagennummer dient als Führungsgröße, d. h. es müssen Berichte in EDV-technischer Form erstellt werden.

Weiterhin muss die Dokumentation die Ausgabe von notwendigen Wartungsarbeiten für auswählbare Kalenderwochen ermöglichen (möglichst in Tabellenform).

Dokumentation über Instandsetzungen

Die Dokumentation einer Instandsetzung hat vom Tage der Schadensfeststellung an durchgängig und nachvollziehbar zu erfolgen. In der Instandsetzungsdokumentation müssen folgende Punkte enthalten sein:

  • Objekt,

  • Gewerk,

  • Ort (Anlage, Aggregat, Bauteil, Etage),

  • Nennung der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Firmen,

  • Preisspiegel,

  • Vergabeempfehlung,

  • Zeitpunkt der Meldung,

  • Maßnahmen (Reparaturauftrag/Gewährleistungscheck),

  • Lohn/Materialaufwand,

  • Zeitpunkt der Mängelbeseitigung,

  • ggf. Zeitpunkt der Rückmeldung der Mängelbeseitigung an den Meldenden.

Falls nach erfolgter Instandsetzung die Anlage zu prüfen ist, muss sichergestellt sein, dass dies „automatisch“ erfolgt. Dieser Automatismus bedarf einer gesonderten Handhabung, weil diese Prüfungen nicht Inhalt der Regelleistungen sind. Im Übrigen sollte das Projektmanagement- Handbuch des Bereiches FM die Dokumente bei Instandsetzungen vorgeben.

2.1.1.1.1 Dokumentation Störungsmanagement

Die Dokumentation einer Störung hat vom Tage der Schadensfeststellung an durchgängig und nachvollziehbar zu erfolgen. Störungsberichte sind mit den Monatsberichten zu übergeben. Enthalten sein müssen:

  • Objekt,

  • Bauteil,

  • Ort (Anlage, Aggregat, Bauteil, Etage),

  • Zeitpunkt der Meldung,

  • Vorfall,

  • Priorität,

  • Maßnahmen (Reparaturauftrag/Gewährleistungscheck),

  • Lohn/Materialaufwand,

  • Zeitpunkt der Mängelbeseitigung,

  • Zeitpunkt der Rückmeldung der Mängelbeseitigung an den Meldenden,

  • Abnahmebestätigung durch wen/wann.

Der AN übergibt zusätzlich mit den Halbjahresberichten die Analyse der Störungsursachen und des damit verbundenen Verbesserungspotentials ihres Leistungsumfanges.

Dokumentation Hausmeisterdienste

Der Hausmeister - falls vorhanden - erstellt für seine koordinierenden, bedienenden und disponierenden Aufgaben eine lückenlose Dokumentation. Diese bietet für das Management die Möglichkeit, Einsicht in die Betriebsvorgänge nehmen zu können. Die Dokumentation wird nach einer einheitlichen Struktur in Abstimmung mit dem AG erstellt und unterscheidet Maßnahmen in öffentlichen Bereichen und Mietbereichen.

Verwendung von Formblättern bzw. Formalien

Zum Beispiel die Anhänge innerhalb eines FM-Vertrages sollen auch Arbeitskarten des AG beinhalten. Das sind Vorlagen, die bei der Dokumentation im Grundsatz anzuwenden sind. Hierbei handelt es sich um Mindestanforderungen. Es ist dem AN gestattet, seine eigenen Formalien durchzuführen, wenn:

  • Er dies während des Start-up-Prozesses mit dem AG entsprechend abgestimmt hat,

  • durch die Anwendung des CAFM-Systems eine Berichterstattung auf gesondertem Blatt entfällt.

Im Grundsatz trifft obige Festlegung auch zu für alle anderen Vertragsanhänge, sofern sie der Dokumentation bzw. der Berichterstattung dienen.

Zusammenfassend könnte man also sagen, dass es ganz einfach ist, die notwendige Dokumentation bezüglich Umfangs und Inhalt zu finden: Man bräuchte nur links alle gesetzlichen, normativen und vertraglichen Regelungen untereinander zu schreiben. Dann würde man leicht finden, was als Meldung rechts danebenstehen müsste, wenn man alles Geforderte ordnungsgemäß gemacht hat. So einfach formuliert, möchte man das als einen Spaß auffassen. Aber sind die Anforderungen nicht wirklich ganz genau so? Also wieder eine treffliche Überzeugung zur Nutzung eines CAFM-Systems. Aber auch dann ist dessen Konfiguration immer noch schwierig genug, damit schlussendlich ohne viel zusätzlichen Schreibaufwand die geforderten Berichte wie automatisch aus dem CAFM-System nach getaner Arbeit „herauspurzeln“………….?

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