FACILITY MANAGEMENT (FM) UMFASST ALLE TÄTIGKEITEN, DIE DARAUF ABZIELEN, GEBÄUDE UND DEREN INFRASTRUKTUR EFFIZIENT UND EFFEKTIV ZU VERWALTEN.
In diesem Zusammenhang spielen der FM Service Desk sowie das Controlling eine entscheidende Rolle bei der Schaffung von Transparenz und der Optimierung von Prozessen.
FM Service Desk, das Controlling, Dashboards, SLAs und ein effizientes Fremdfirmenmanagement tragen wesentlich dazu bei, Transparenz im Facility Management zu schaffen und die Effizienz und Effektivität der FM-Dienste kontinuierlich zu verbessern.
Zusammenhang zwischen FM Service Desk, Controlling und Transparenz
Datenbereitstellung und -analyse: Der FM Service Desk sammelt umfangreiche Daten, die durch Dashboards visuell aufbereitet und vom Controlling analysiert werden. Dies schafft eine umfassende Transparenz über die FM-Aktivitäten.
Prozessoptimierung: Die Daten aus dem Service Desk und den Dashboards ermöglichen dem Controlling die Identifizierung von Engpässen und ineffizienten Prozessen, die dann optimiert werden können.
Kostentransparenz :Durch das Controlling und die Nutzung von Dashboards werden die Kosten der FM-Dienste transparent dargestellt. Dies hilft bei der präzisen Budgetierung und der Identifizierung von Einsparpotenzialen.
Qualitätsmanagement: Der FM Service Desk nimmt Feedback und Beschwerden auf, die durch das Controlling analysiert werden, um die Qualität der Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. SLAs spielen hierbei eine wichtige Rolle, indem sie klare Leistungsziele setzen.
Berichterstattung und Kommunikation: Dashboards und regelmäßige Berichte verbessern die Kommunikation und Transparenz gegenüber der Geschäftsführung und anderen Stakeholdern.
Effizientes Fremdfirmenmanagement: Ein gut organisiertes Fremdfirmenmanagement, unterstützt durch Dashboards und regelmäßige Leistungsüberprüfungen, sorgt dafür, dass externe Dienstleister ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen und qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Interne Kommunikation: Effektive Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens, um eine reibungslose Koordination der FM-Aktivitäten zu gewährleisten.
Externe Kommunikation: Aufbau einer guten Beziehung zu externen Dienstleistern und regelmäßiger Austausch, um die Qualität der erbrachten Dienstleistungen sicherzustellen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich an sich ändernde Bedingungen und Anforderungen schnell anzupassen, sei es durch Marktveränderungen, technologische Entwicklungen oder neue gesetzliche Vorgaben.
Innovationsförderung:Förderung einer Kultur der Innovation, um neue und bessere Wege zur Durchführung von FM-Aktivitäten zu finden.
Dashboards sind visuelle Werkzeuge, die Echtzeitdaten und Berichte in einer übersichtlichen und leicht verständlichen Form präsentieren:
Echtzeit-Überwachung: Darstellung aktueller Daten zur Leistung und zum Status von FM-Diensten.
Transparenz: Ermöglichen einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen und laufende Prozesse.
Entscheidungsunterstützung:Helfen bei der schnellen Identifizierung von Problemen und der Entscheidungsfindung.
SLAs sind vertragliche Vereinbarungen, die die Erwartungen und Anforderungen an die Dienstleistungen definieren:
Leistungsziele:Festlegung von spezifischen Leistungszielen und -standards.
Messung und Überwachung: Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der SLAs mittels KPIs und Berichte.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Definition von Maßnahmen bei Nichterfüllung der vereinbarten Leistungsziele.
Das Fremdfirmenmanagement umfasst die Koordination und Verwaltung von Drittanbietern, die FM-Dienste erbringen:
Auswahl und Vertragsmanagement:Auswahl geeigneter Anbieter und Verwaltung der Verträge.
Leistungsüberwachung: Sicherstellung, dass die Dienstleister die vereinbarten SLAs und Qualitätsstandards einhalten.
Kommunikation und Koordination:Effektive Kommunikation und Koordination zwischen den internen Teams und den externen Dienstleistern.
