Controlling und Transparenz im Facility Management

Die Leistungsüberwachung im Facility Management wird hier als FM-Controlling bezeichnet. Unter FM-Controlling versteht man verschiedene Maßnahmen. Dabei handelt es sich jedoch nicht um die übliche kommerzielle Kontrolle, wie beispielsweise die Verfolgung von Budgetzahlen. Vielmehr sollte FM-Controlling verstanden werden als die Erfüllung aller Aufgaben, die dem Facility Management zugewiesen sind. Aufgrund der Komplexität dieser Aufgaben variiert das Verständnis von FM-Controlling in unterschiedlichen Zusammenhängen. Es ist sinnvoll, sich dabei auf einen bestehenden Standard zu stützen, den wir in Form der GEFMA-Richtlinie 260 "Controlling im Facility Management" haben.

Diese Richtlinie respektiert auch verschiedene Ansätze und erprobte Methoden und Werkzeuge im Bereich des Controllings. Die Richtlinie zielt darauf ab, möglichst universell anwendbar zu sein und einen hohen Grad an allgemeiner Gültigkeit darzustellen. Es ist wichtig zu bedenken, dass es verschiedene Perspektiven und Akteure im Kontext des Wertschöpfungsprozesses im Facility Management gibt oder geben kann. Tatsächlich entsteht oder kann der Informationsbedarf über das Eigentum aus unterschiedlichen Blickwinkeln entstehen.

Kurz gesagt ist FM-Controlling etwas, das in jedem Unternehmen gemäß seinen eigenen Anforderungen und Spezifikationen entwickelt und umgesetzt werden sollte.

Die grundlegenden Prinzipien der genannten GEFMA-Richtlinie 260 sollten jedoch als Leitfaden dienen. Diese beinhalten Begriffe und Definitionen des Controllings, unter Berücksichtigung der einzusetzenden Controlling-Instrumente, der Anforderungen aus Sicht des Eigentümers, der Verwendung bestimmter Kennzahlen und der Definition der mit dem Controlling verfolgten Ziele.

Des Weiteren sollte festgelegt werden, welche Methodik für das Controlling verwendet werden soll. Insbesondere müssen die bestehenden Voraussetzungen und ihre Schaffung, der Controlling-Prozess (Abfrage-Workflow) als Prozessdefinition und letztendlich die Konfiguration des Controllings berücksichtigt werden.

Der Vorteil der GEFMA-Richtlinie besteht unter anderem darin, dass bestimmte Standardszenarien dargestellt werden und somit typische Benutzerprofile zur Nachahmung sowie deren Strategien beschrieben werden.

Gemäß der genannten GEFMA-Richtlinie 260 ist FM-Controlling als ein Konzept zu verstehen, das die Unternehmensführung unterstützt.

• unterschiedliche Steuerungs-

• Koordinationsinstrumente

enthält.

• die strategisch/taktische Planung des Facility Management

• die Kommunikation (Versorgung mit Informationen) innerhalb der FM-Prozesse und untereinander

• die Kontrolle und

• die Steuerung der FM-Produkte.

Das FM-Controlling-Konzept bestimmt, welche Daten für das effektive Controlling erforderlich sind. Diese Daten sollten natürlich den Aufgaben oder den Spezifikationen entsprechen.

Diese Daten sollten nicht einfach im Gesamten für das Controlling bereitgestellt werden, sondern möglichst aufbereitet sein. Die sogenannten "Ampelfunktionen" sind dafür besonders bekannt und beliebt, bei denen Grün für "akzeptabel" für die Geschäftsführung steht, Gelb für "gerade noch akzeptabel" und Rot für Bereiche, die eine Intervention der Geschäftsführung erfordern.

Klare Spezifikationen in den Anforderungen sind jedoch eine Voraussetzung für diesen Ansatz.

Heutzutage werden Key Performance Indicators (KPIs) oft in Verbindung mit Service Level Agreements verwendet, um die Dienstleistungen oder ihre Grenzen so präzise zu beschreiben, dass die gerade erwähnten Ampelfunktionen überhaupt möglich sind.

Selbstverständlich ist die erfolgreiche Einführung eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems eine Voraussetzung, um ein solches Management Information System (MIS) zu automatisieren.

• klassische Kostenrechnung,

• Prozessanalysen (Prozesskostenrechnung),

• Benchmarking (intern und extern),

• Balanced Score Card.

Ein Hinweis darauf kann sein, dass die GEFMA-Richtlinien der Gruppe 400 Informationen zur IT-Verarbeitung von FM-Daten bereitstellen. Darüber hinaus kann die GEFMA-Richtlinie 250 als ein ideales Kontrollinstrument genutzt werden.

Die unterschiedlichen Sichtweisen auf die jeweilige Immobilie drücken sich unter anderem auch aus durch unterschiedliche Ansätze bei den Controllingkonzepten. Die unterschiedlichen Interessen an der Immobilie verfolgen eine eigene Strategie.

• die Investoren,

• die Eigentümer,

• die Nutzer (Mieter),

• die Betreiber bzw. Dienstleister.

Letztendlich ist es wichtig, dass FM-Controlling die gewünschten Informationen von den oben genannten Interessensgruppen auf möglichst effektive und effiziente Weise generiert, um Planungs-, Steuerungs-, Management- und vor allem Entscheidungsprozesse durchführen zu können.