Standardisierung

Eine klare und einheitliche Terminologie ist das Rückgrat eines transparenten Controllings. In diesem Service entwickeln wir ein standardisiertes Glossar von Begriffen und Definitionen für Ihre FM-Controlling-Aktivitäten, abgestimmt auf GEFMA-Richtlinien und gängige Branchenkonventionen. Wir beseitigen Unklarheiten, indem wir sicherstellen, dass jeder wichtige Begriff – von Kostenkategorien und Leistungsbezeichnungen bis hin zu Kennzahlen – klar definiert ist und organisationsweit konsistent verwendet wird. Diese gemeinsame Sprache im FM-Controlling ermöglicht effektive Kommunikation und Vergleichbarkeit: Stakeholder in allen Abteilungen und an allen Standorten beziehen sich auf dieselben Konzepte in gleicher Weise. Durch die Standardisierung der Terminologie vermeiden wir Missverständnisse, erleichtern die Berichterstellung und schaffen ein solides Fundament für Governance und Prüfungen.

Verschiedene Teams oder Bereiche nutzen mitunter unterschiedliche Controlling-Methoden und -Tools, was Vergleichbarkeit und Effizienz erschweren kann. Mit unserem Service zur Harmonisierung von Methoden und Werkzeugen gleichen wir die genutzten Controlling-Methoden, KPI-Systeme und Instrumente in Ihrer Organisation an bewährte Verfahren und Standards wie GEFMA an. Wir evaluieren Ihre aktuellen Controlling-Werkzeuge – etwa Finanzmodelle, KPI-Dashboards oder Datenanalyse-Methoden – und vereinheitlichen sie, damit sie nahtlos zusammenwirken. Sei es die Einführung einer konsistenten Kostenrechnungs­methode, vereinheitlichte KPI-Berechnungen oder standardisierte Bewertungsverfahren (z.B. Benchmarking oder Balanced Scorecard): Wir sorgen dafür, dass alle die Leistung anhand derselben Maßstäbe messen und überwachen. Diese Harmonisierung verbessert die Qualität der Entscheidungsfindung und ermöglicht Vergleiche der FM-Leistung nach einheitlichen Maßstäben über verschiedene Standorte oder Servicebereiche hinweg. Letztlich erhöht sie die Zuverlässigkeit Ihrer Controlling-Daten und stärkt durch die einheitliche Vorgehensweise die Governance.

Konsistente und strukturierte Berichte sind für Transparenz und Aufsicht unerlässlich. In diesem Modul entwickeln wir standardisierte Berichtsvorlagen und Workflows für alle Ebenen des FM-Controllings. Gemeinsam mit Ihnen etablieren wir einheitliche Report-Formate für Monatsberichte, Dashboards, Finanzübersichten und Compliance-Dokumentationen – alle ausgerichtet an den Empfehlungen von GEFMA 260. Die Standardisierung der Berichtsstrukturen bedeutet, dass unabhängig davon, ob ein Bericht für das interne Management, Eigentümer oder Prüfer erstellt wird, er dem gleichen klaren Aufbau und derselben Terminologie folgt. Wir integrieren wichtige Leistungskennzahlen und Service-Level-Metriken in diese Vorlagen, um das Wesentliche hervorzuheben. Das Ergebnis ist ein Berichtssystem, das klare, vergleichbare und nachvollziehbare Informationen liefert. Dies erfüllt nicht nur Anforderungen an Governance und Prüfung, indem es Daten leicht verifizierbar macht, sondern spart auch Zeit – Ihr Team folgt einem schlanken Prozess, um Berichte zu erstellen, die Stakeholder schnell verstehen und denen sie vertrauen können.

Das Controlling im Facility Management muss verschiedensten Vorschriften und Richtlinien entsprechen – von Branchenstandards über gesetzliche Anforderungen bis hin zu internen Governance-Regeln. Unser Service zur Entwicklung von Compliance-Rahmenwerken etabliert eine maßgeschneiderte Compliance-Struktur für das FM-Controlling in Ihrer Organisation. Wir integrieren die Prinzipien der GEFMA 260, relevante gesetzliche Pflichten (etwa Vorgaben im Rechnungswesen oder Betreiberverantwortungen) und Ihre unternehmensinternen Governance-Politiken zu einem schlüssigen Rahmenwerk. Dazu gehören die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Controlling-Compliance-Bereich, die Einrichtung von Kontrollmechanismen und Prüfschritten sowie die Dokumentation von Verfahren und Richtlinien. Durch die Verankerung von Compliance in den Controlling-Prozessen stellen wir Transparenz und Verantwortlichkeit in jeder Phase sicher. Ein solches Compliance-Rahmenwerk im FM-Controlling schafft Vertrauen, dass alle Aktivitäten – Datenerhebung, Analyse, Berichterstattung und Entscheidungsfindung – im Einklang mit vereinbarten Standards erfolgen und einer Überprüfung standhalten. Es bildet die Grundlage für Revisionssicherheit und Risikomanagement und wandelt Controlling von einer reaktiven Aufgabe zu einem proaktiven Governance-Instrument.

Damit die Standardisierung nachhaltig wirkt, muss sie von Ihren digitalen Systemen unterstützt werden. In diesem Modul konzentrieren wir uns darauf, die neu standardisierten Controlling-Prozesse und Datenmodelle in Ihre Facility-Management-Software und andere IT-Systeme (wie CAFM-Plattformen, ERP-Systeme oder Business-Intelligence-Tools) zu integrieren. Unser Team gestaltet Schnittstellen und Konfigurationen, die die standardisierte Terminologie, Datenfelder und Workflows in der von Ihnen genutzten Software für das FM-Controlling verankern. Beispielsweise stellen wir sicher, dass Ihr Computer-Aided Facility Management (CAFM)-System oder Management-Informationssystem (MIS) so eingerichtet ist, dass es die erforderlichen GEFMA-konformen Daten erfasst und Berichte gemäß den neuen Standards erzeugt. Durch die Anpassung der Software-Funktionen an die Controlling-Standards (gegebenenfalls unter Berücksichtigung der GEFMA-444-Zertifizierungskriterien für FM-Software) ermöglichen wir Echtzeit-Datenkonsistenz und Automatisierung. Die Integration reduziert manuellen Aufwand und Fehler, da Daten reibungslos durch vereinheitlichte Prozesse fließen. Sie stellt außerdem sicher, dass Ihre Controlling-Ergebnisse (Dashboards, Warnmeldungen, Berichte) stets aktuell und im Einklang mit dem Compliance-Rahmenwerk sind – was schnelle Entscheidungsfindung und revisionssichere Dokumentation unterstützt.

Selbst die besten Standards und Systeme nützen nur, wenn die Menschen sie korrekt anwenden. Unsere Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte die standardisierten Controlling-Verfahren vollständig verstehen und verinnerlichen. Wir bieten maßgeschneiderte Trainings und Workshops zu der neuen Terminologie, den Methoden, Tools und Compliance-Erwartungen, die in Ihrem FM-Controlling-Rahmenwerk eingeführt wurden. Anhand praktischer Beispiele und rollenbezogener Anleitungen helfen wir, die Kompetenz im Umgang mit standardisierten Berichten, neuen Workflows und der Sicherung der Datenqualität aufzubauen. Zudem führen wir Awareness-Kampagnen durch, um die Bedeutung des standardisierten Controllings hervorzuheben – etwa wie es die Transparenz erhöht und den Arbeitsalltag aller verbessert. Durch die Schulung von Teams auf allen Ebenen fördern wir eine Kultur der Compliance und Genauigkeit. Das Ergebnis ist eine Organisation, in der jeder Beteiligte nicht nur die neuen Controlling-Standards kennt, sondern sich auch verpflichtet fühlt, sie einzuhalten, wodurch langfristige Konsistenz und Qualität sichergestellt werden.

Die Aufrechterhaltung der GEFMA-Konformität und einer hohen Qualität im Controlling ist eine fortlaufende Aufgabe. Unser Service für kontinuierliche Verbesserung und Auditing bietet Strukturen, um Ihre Controlling-Prozesse laufend zu überwachen, zu überprüfen und zu verbessern. Wir helfen dabei, Kennzahlen für die Controlling-Funktion selbst festzulegen (etwa Pünktlichkeit der Berichte, Datengenauigkeitsraten, Ergebnisse von Compliance-Kontrollen) und regelmäßige Audit-Routinen zu etablieren. Dazu gehören periodische interne Audits oder Überprüfungen der Bereitschaft im Hinblick auf GEFMA-Standards sowie Unterstützung bei externen Audits oder Zertifizierungen. Durch kontinuierliche Prüfungen der FM-Controlling-Prozesse erkennen wir Abweichungen oder Probleme frühzeitig und stellen sicher, dass die Verfahren korrekt eingehalten werden. Wir unterstützen außerdem Feedback-Schleifen: Audit-Erkenntnisse, Management-Feedback und Neuerungen der Branche werden genutzt, um Ihr Controlling-Rahmenwerk weiter zu verfeinern und zu verbessern. Dieses Bekenntnis zur kontinuierlichen Verbesserung stellt sicher, dass Ihr FM-Controlling aktuell, effektiv und voll konform bleibt, selbst wenn sich Ihre Organisation und das regulatorische Umfeld weiterentwickeln. Kurz gesagt, wir richten nicht nur Ihr standardisiertes Controlling-System ein, sondern helfen Ihnen auch dabei, es langfristig auf höchstem Leistungs- und Compliance-Niveau zu halten.

• Maßgeschneiderter, modularer Ansatz: Unsere Leistungen sind in einzeln buchbare Module gegliedert, die an den Reifegrad Ihrer Organisation und Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen angepasst werden können. Sie erhalten genau die Unterstützung, die Sie brauchen – zum richtigen Zeitpunkt.

• Revisionssichere Prozesse: Wir implementieren standardisierte Controlling-Prozesse nach GEFMA 260 und verwandten Normen, die Ihr FM-Controlling revisionssicher machen. Von der Dokumentation bis zur Datenhistorie ist alles so strukturiert, dass es sich leicht prüfen und verifizieren lässt.

• Erhöhte Transparenz und Vergleichbarkeit: Mit einheitlicher Terminologie, harmonisierten Methoden und konsistentem Reporting erreichen Sie ein neues Niveau an Transparenz und Vergleichbarkeit in Ihrem FM-Controlling. Dies stärkt das Vertrauen der Stakeholder und ermöglicht aussagekräftiges Benchmarking sowie Leistungsverbesserungen.

• Nachhaltige Compliance und Verbesserung: Unsere Rahmenwerke verankern Compliance und kontinuierliche Verbesserung im Tagesgeschäft. Sie erreichen nicht nur jetzt die Einhaltung der Standards, sondern verfügen auch über ein nachhaltiges System, das sich an zukünftige Änderungen anpasst und fortlaufend für Qualitätssicherung im Controlling sorgt.

FM-Connect.com vereint umfassende Facility-Management-Expertise mit tiefgehendem Verständnis von Branchenstandards und modernsten digitalen Controlling-Lösungen. Mit jahrelanger Erfahrung sind wir zu einem vertrauenswürdigen Partner für Organisationen geworden, die ihr FM-Controlling auf ein professionelles, standardkonformes und zukunftssicheres Niveau heben möchten. Wir legen Wert darauf, stets auf dem neuesten Stand der GEFMA-Richtlinien, ISO-Normen und technologischen Entwicklungen zu bleiben, sodass unsere Kunden immer von Best-Practice-Ansätzen profitieren.