IT‑Integration

Unser Team implementiert und konfiguriert CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management), um die Erfassung und Verarbeitung von FM-bezogenen Daten zu automatisieren. Wir integrieren die CAFM-Plattform in Ihre Abläufe, sodass Informationen zu Assets, Wartung, Flächennutzung und Services digital und in Echtzeit erfasst werden. Diese Automatisierung ersetzt fehleranfällige manuelle Dateneingaben und stellt sicher, dass Ihre Controlling-Daten immer exakt und aktuell sind. Durch ein nahtlos in den Controlling-Prozess eingebundenes CAFM-System erhalten Sie volle Transparenz über alle gebäudebezogenen Kosten und Leistungen – die Grundlage für fundierte Entscheidungen und die Einhaltung betrieblicher Standards.

Wir binden Management-Informationssysteme (MIS) ein und optimieren sie, um FM-Daten mit anderen Unternehmensinformationen zu konsolidieren. Durch die Integration von CAFM-Ergebnissen sowie Finanz- und Personaldaten in ein zentrales MIS entsteht eine einheitliche Datenbasis („Single Source of Truth“) für Ihr Reporting. Diese einheitliche Plattform liefert sowohl dem operativen Management als auch der strategischen Führungsebene verlässliche Informationen und ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen. Ein gut integriertes MIS stellt sicher, dass alle Beteiligten konsistente Kennzahlen und Berichte nutzen – das stärkt die Governance und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch zentralisierte, geprüfte Daten.

Manuelle Tabellen und Ad-hoc-Berichte reichen im modernen Controlling nicht aus. Unsere Experten entwerfen daher automatisierte Workflows für Datenerfassung, -aufbereitung und -verarbeitung. Wir richten Schnittstellen und Skripte ein, die automatisch Daten von Sensoren, Datenbanken und Benutzereingaben einsammeln, bereinigen und für die Analyse strukturieren. Diese Datenautomatisierung garantiert Effizienz und Konsistenz: Jeder relevante Datenpunkt – von Energieverbrauch bis zu Wartungsaufgaben – fließt verzögerungsfrei in das Controlling-System. Das Ergebnis ist eine deutliche Reduktion des administrativen Aufwands und ein minimiertes Fehlerrisiko. Ihre Controlling-Berichte sind stets zeitnah, konsistent und verlässlich – ein entscheidender Faktor für Transparenz und Revisionssicherheit.

Wir entwickeln interaktive KPI-Dashboards, die genau auf Ihre FM-Controlling-Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Dashboards präsentieren Key Performance Indicators (KPIs) in Echtzeit und nutzen intuitive Diagramme und Grafiken für sofortige Einblicke. Ob Sie Kosten pro Quadratmeter, Reaktionszeiten im Wartungsmanagement oder Nachhaltigkeitskennzahlen verfolgen – wir gestalten das Dashboard so, dass diese Kennzahlen klar und übersichtlich dargestellt werden. Nutzer können filtern und in die Daten hineinzommen, um Ursachenanalysen durchzuführen – so werden aus Rohdaten umsetzbare Erkenntnisse. Mit einem Live-KPI-Dashboard kann das Management Trends und Leistungsstände sofort erkennen, was zu schnelleren und präziseren Entscheidungen im Einklang mit den strategischen Zielen führt.

Zur weiteren Verbesserung der Steuerung implementieren wir eine Ampelfunktion für wichtige KPIs. Jeder Kennwert wird mit einem farbcodierten Status (Grün, Gelb, Rot) versehen, der die Leistungslage auf einen Blick signalisiert. Beispielsweise zeigt Grün an, dass ein Wert im Zielbereich liegt, Gelb warnt vor dem Erreichen kritischer Grenzen, und Rot hebt einen gravierenden Rückstand oder ein Risiko hervor. Diese visuelle Ampel ermöglicht es jedem – vom Top-Management bis zum operativen Team – auf einen Blick zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, ohne lange Zahlenreihen analysieren zu müssen. Das Ampelsystem bringt zusätzliche Klarheit und Proaktivität ins Controlling, unterstützt das Risikomanagement und stellt sicher, dass Compliance-Probleme oder Leistungslücken frühzeitig erkannt und umgehend angegangen werden.

Ein effektives Controlling-System muss sich nahtlos in Ihre gesamte IT-Landschaft einfügen. Wir übernehmen das Schnittstellenmanagement, um die FM-Controlling-Werkzeuge (CAFM, MIS, Dashboards etc.) mit anderen Unternehmensplattformen wie ERP-, Finanz-, Beschaffungs- und HR-Systemen zu integrieren. Wir entwickeln robuste Datenschnittstellen und APIs, sodass Informationen bidirektional zwischen den Systemen fließen – zum Beispiel werden Finanzdaten aus Ihrem ERP mit Facility-Daten für ein genaues Kostencontrolling verknüpft, oder Personaldaten aus HR mit Flächendaten im CAFM abgestimmt. Diese ganzheitliche Integration verhindert Datensilos und stellt Konsistenz über alle Abteilungen hinweg sicher. Zudem basieren Berichte und Analysen auf vollständigen Datensätzen, was die Genauigkeit erhöht und – dank einheitlicher Datenführung – die Compliance unterstützt. Sie erhalten so einen 360-Grad-Blick auf die Performance Ihrer Facilities.

Effektives Controlling geht Hand in Hand mit Compliance und einer sauberen Dokumentation. Wir etablieren compliance-orientierte Berichtsstrukturen, die Ihr Controlling-System prüfungs- und auditsicher machen. Dazu gehört die Definition von Berichtsformaten, Freigabe-Workflows und Dokumentationsstandards, die mit der Corporate Governance und behördlichen Vorgaben übereinstimmen. Wir richten regelmäßige Berichtszyklen ein (z.B. monatliche oder quartalsweise Reports) und legen klare Verantwortlichkeiten sowie Versionierungsrichtlinien fest, damit jeder Bericht konsistent und lückenlos nachverfolgbar ist. Zusätzlich integrieren wir Audit-Trails in die Systeme – Änderungen an Daten oder Einstellungen werden protokolliert, um Verantwortlichkeiten jederzeit belegen zu können. Durch die Umsetzung dieser Compliance- und Berichtsstrukturen stellen wir sicher, dass Ihr FM-Controlling nicht nur die Leistung steuert, sondern auch einer Überprüfung durch Auditoren und Aufsichtsbehörden standhält. Sie gewinnen die Gewissheit, dass alle Controlling-Informationen transparent, sauber dokumentiert und konform mit geltenden Gesetzen sowie Standards sind.

Unser Engagement endet nicht mit der Implementierung. Wir gestalten Prozesse für ein kontinuierliches Monitoring und eine stetige Optimierung Ihres Controlling-Systems. Dazu gehören das Einrichten von Alarmmeldungen und regelmäßigen Performance-Überprüfungen, um die Datenflüsse, Systemnutzung und KPI-Ziele im Blick zu behalten. Wir stellen Tools und Methoden für die fortlaufende Evaluation bereit – zum Beispiel regelmäßige Berichte oder Review-Meetings, in denen Ist-Leistungen mit Soll-Vorgaben verglichen und die Wirksamkeit der Controlling-Tools geprüft werden. Durch solche Feedback-Schleifen können wir Konfigurationen anpassen, neue KPIs hinzufügen oder Prozesse verfeinern, sobald sich Ihre Anforderungen ändern oder neue Herausforderungen entstehen. Dieser kontinuierliche Verbesserungsansatz sorgt dafür, dass Ihr Controlling-System agil und zukunftsfähig bleibt. Wenn sich Markt und Geschäft weiterentwickeln, passt sich Ihr FM-Controlling nahtlos an und bietet Ihnen stets die Transparenz und Kontrolle, die Sie benötigen.

• Maßgeschneiderte, modulare Services: Jedes unserer Controlling- und IT-Integrationsangebote ist als eigenständiges Modul verfügbar. Sie können unsere Unterstützung exakt an Ihren Bedarf anpassen – egal ob Sie eine umfassende End-to-End-Überarbeitung Ihres Controllings oder nur spezifisches Fachwissen in einem bestimmten Bereich benötigen. Wir liefern genau das, was erforderlich ist, um Ihr Facility Management zu optimieren.

• Transparente & revisionssichere Systeme: Wir entwickeln Lösungen, die vollständige Transparenz in Ihre Facility-Management-Abläufe bringen. Sämtliche Daten und Prozesse werden dokumentiert und sind lückenlos nachvollziehbar, wodurch Sie ein auditfestes Controlling-Umfeld erhalten. Diese Transparenz schafft Vertrauen bei Stakeholdern und stellt sicher, dass interne Richtlinien sowie externe Vorgaben jederzeit eingehalten werden.

• Fundierte Entscheidungsfindung: Durch automatisierte Datenverarbeitung und Echtzeit-KPI-Dashboards gewinnen Sie präzise, aktuelle Einblicke als Grundlage für Entscheidungen. Ihr Management kann sich auf diese Tools verlassen, um zügig fundierte Entschlüsse zu fassen – sei es bei der Ressourcenallokation, der Wartungsplanung oder der Budgetstrategie. Dies führt zu besseren Ergebnissen und höherer Effizienz.

• Skalierbare & zukunftsfähige Lösungen: Unsere Controlling- und IT-Integrationslösungen sind auf Langlebigkeit und Wachstum ausgelegt. Wir bauen Systeme, die mit Ihrem Unternehmen skalieren und sich an neue Anforderungen oder Technologien anpassen lassen. Dieses zukunftsfähige Design sichert Ihre Investition – Ihr Controlling-System bleibt robust und relevant, während Ihr Geschäft und die FM-Branche sich weiterentwickeln.

Wir bei FM-Connect.com verbinden fundiertes Facility-Management-Know-how mit modernster IT- und Controlling-Expertise. Unser ganzheitlicher Ansatz stellt sicher, dass jedes Controlling-Tool und jede Integration nicht nur technisch einwandfrei funktioniert, sondern auch passgenau in Ihre Geschäftsprozesse und Compliance-Vorgaben integriert ist. Wir sind stolz darauf, revisionssichere, transparente und effiziente Controlling-Systeme zu liefern, die Ihre Governance stärken und die Entscheidungsfindung verbessern. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, steht Ihnen ein Team zur Seite, das sich im FM-Controlling höchsten Qualitätsansprüchen und kontinuierlicher Innovation verschrieben hat.